书面形式指的是可以稳定留存文字内容，能够随时调取查看、用来证明内容的表达载体，不只是手写在纸上才算，打印出来的纸质文件、电子类可留存记录都属于书面形式，日常工作签合同、提交申请、留存凭证的时候都会用到，不同场景适合选用的书面形式不一样，法律效力和保存方式也有区别。
区分不同书面形式，主要是看内容的承载介质和生成方式，核心判断标准是信息可以长期固定，方便后续核验，口头说话说完没有留存记录，不属于书面形式。很多人以为书面就等于手写纸张，其实随着数字化普及，电子记录也被纳入认可的书面形式范围，不同书面形式在取证、保存、传递上各有优缺点，需要结合使用场景挑选。
下面是常见书面形式分类
纸质类书面形式
1 手写文书，手写的字条申请书欠条信件，全部由人用笔书写在纸张上，手写签名辨识度高
2 打印纸质文件，电脑排版打印之后形成的合同通知报表协议，很多会搭配手写签字或者盖章
3 票据单据，收据发票送货单回执单，属于标准化的书面凭证
4 纸质证书，毕业证资质证书各类证明文件，有固定版式和发证单位盖章
电子类书面形式
1 电子文档，word pdf 格式文件，保存在电脑手机网盘里面，内容可以长期保存
2 电子信函，正式邮件，邮件正文加上附件，能够记录发送时间收发双方信息
3 电子合同，带有可靠电子签名的线上协议，合规电子签名和手写签字具备同等效力
4 可留存聊天记录，平台内文字记录，需要完整保存原始记录，截图单独保存容易不被认可
其他书面形式
1 电报传真，传统的远程书面传递方式，现在使用频率比较低
2 刻制记录，刻在板材石材金属上面的文字记录，多用于长期公示或者纪念类内容
选择合适的书面形式，要先看使用场景，如果是正式合同优先打印文件加盖章或者合规电子合同，如果是简单申请纸条，手写书面形式就够用，不管哪一种书面形式，想要具备凭证作用，都要保证内容完整，信息没有涂改。
【常见问题】
问题 1 聊天截图算不算书面形式
回答 1 完整原始的聊天记录属于书面形式，单纯截图容易被修改，单独截图证明力弱，想要作为有效的书面形式，最好保留原始设备里的记录。
问题 2 口头录音能不能算作书面形式
回答 1 录音属于视听资料，不属于书面形式，书面形式要求内容以文字方式固定呈现，录音是声音载体，和书面形式不是同一类别。
问题 3 电子文档没有签名算不算有效的书面形式
回答 1 电子文档本身属于书面形式载体，但是缺少签名盖章或者可靠电子签名的时候，很难确认是谁发出的，作为凭证使用的时候效力不足。
【免责申明】
本内容仅为书面形式基础科普，法律层面书面形式的认定以相关法律法规为准，涉及合同凭证等重要事项建议咨询专业人员。
